Cum să reduci și să gestionezi riscul în managementul de proiect

Pe măsură ce proiectele devin din ce în ce mai dinamice și mai complexe, organizațiile au nevoie de o și mai mare capacitate de a gestiona incertitudinea sau riscul care vin împreună cu toate aceste schimbări. De aceea, există o cerere din ce în ce mai mare pentru profesioniști calificați în managementul proiectelor, care reflectă întocmai această tendință. Astfel, se estimează că, până în anul 2027, se vor adăuga la nivel mondial încă 22 de milioane de locuri de muncă ce vor aparține managerilor de proiect. Pentru toți aceia dintre voi care fie vă aflați la începutul unei cariere în Project Management, fie doriți să avansați, este necesar de știut care sunt acele abilități cheie pe a căror dezvoltare este nevoie să vă concentrați din ce în ce mai mult. Una dintre ele este capacitatea de a gestiona riscul. O abilitate esențială pentru toți angajatorii care caută manageri de proiect pe care ne-am gândit să o abordăm azi, odată cu câteva bune practici.
Pentru a deveni un expert în prevenirea și reacția la risc, trebuie mai întâi să înțelegi ce este riscul și procesul prin care este el gestionat.
În managementul de proiect, managementul riscurilor reprezintă practica de identificare, evaluare și prevenire sau atenuare a riscurilor pentru un proiect care au potențialul de a avea impact asupra rezultatelor dorite. De obicei, managerii de proiect sunt cei responsabili de supravegherea procesului de gestionare a riscurilor pe toată durata unui proiect dat.
Ca manager de proiect, pentru a gestiona eficient riscul, este nevoie să ai o înțelegere clară a obiectivelor proiectului, astfel încât să poți identifica orice bariere posibile care ar putea afecta capacitatea echipei de a produce rezultate și îndeplini respectivele obiective. Tipurile de evenimente sau scenarii care se încadrează în categoria riscului pot fi ample și uneori interpretate greșit. În timp ce managerii de proiect sau cei însărcinați cu supravegherea unui proiect pot fi înclinați să considere riscurile exclusiv ca amenințări, acest lucru nu este întotdeauna valabil.

De aceea, pentru a clarifica această concepție greșită comună, Emerson definește riscul proiectului ca fiind „... un eveniment viitor care se poate întâmpla sau nu, care, dacă se va întâmpla, va avea un anumit impact asupra obiectivelor proiectului. Ar putea fi pozitiv- o oportunitate sau negativ- o amenințare ”.

În plus, dincolo de elementele de bază despre ceea ce înseamnă „risc”, managerii de proiect ar trebui să cunoască și diferitele tipuri de riscuri pe care le pot întâlni. În funcție de tipul de proiect, factorii care ar trebui luați în considerare vor diferi. Prin urmare, haideți să vedem câte tipuri de riscuri ale proiectului există și ce presupun acestea. Există mai multe tipuri de riscuri care apar frecvent, indiferent de specificul proiectului. Aceste tipuri comune de risc includ:

1. Costul- riscul evenimentelor care au impact asupra bugetului, în special cele care determină finalizarea proiectului peste buget. Erorile în estimarea costurilor generează de obicei riscuri pe lângă factorii externi.
2. Programul- riscul de conflicte de planificare neluate în calcul, cum ar fi evenimente care determină întârzierea proiectului. Este un motiv comun pentru problemele de programare și întârzierile proiectului.
3. Performanța- riscul evenimentelor care determină proiectul să producă rezultate care sunt incompatibile cu specificațiile proiectului.

În funcție de detaliile proiectului, există multe alte tipuri de riscuri care pot apărea. De exemplu, managerii de proiect pot avea, de asemenea, nevoie să planifice în jurul riscurilor legate de implementare, instruire, testare etc. Odată ce managerii de proiect identifică categoriile de risc de care ar trebui să fie preocupați, pot începe să înțeleagă modul în care aceste riscuri ar putea avea impact asupra rezultatelor proiectului și ce pot face pentru a-și reduce efectele. Pentru a face acest lucru, vor trebui, de asemenea, să ia în considerare amploarea și profunzimea fiecărui tip de risc în contextul proiectului general.

Care sunt pașii necesari în procesul de gestionare a riscurilor?

Pentru a proteja un proiect de riscuri neplanificate, managerii de proiect urmează de obicei un proces continuu de gestionare a riscurilor care îi ajută să identifice, să înțeleagă și să răspundă la amenințări și oportunități. Cu toate acestea, înainte de a începe acest proces, este important să înțelegi pe deplin practicile organizației din care faci parte și modul în care îți vei desfășura activitatea de risc pentru proiectul respectiv.?
Astfel, acest plan va conduce apoi la următorii pași:

1. Identifică riscurile care ar putea avea impact asupra proiectului pe care îl conduci. În acest sens, poți atribui calitatea de proprietar al fiecărui risc identificat unui membru al echipei care va fi însărcinat cu supravegherea acelei amenințări sau oportunități. Deși unii manageri de proiect preferă să atribuie proprietatea după ce riscurile au fost analizate și prioritizate, luarea acestei decizii mai devreme poate fi benefică.
2. Analizează fiecare risc pentru a înțelege pe deplin factorii motori implicați și impacturile potențiale.
3. Asigură-te că iei în considerare amploarea și profunzimea fiecărei amenințări în această etapă pentru a evalua severitatea fiecărui risc în contextul proiectului general.
4. Prioritizează riscurile proiectului în funcție de urgență și de gravitatea impactului pe care l-ar putea provoca.
5. Răspunde la riscurile identificate în conformitate cu abordarea ta de gestionare a riscurilor, fie luând măsuri pentru a preveni apariția evenimentului de risc, fie pentru a minimiza impactul, dacă acesta se produce. Acest pas ar trebui să includă construirea răspunsului, precum și luarea de măsuri.
6. Monitorizează-ți strategia de gestionare a riscurilor și fă modificări după cum este necesar.

Deși există pași clari în procesul de gestionare a riscurilor, în mod ideal, ar trebui să fie un efort continuu. La urma urmei, natura riscului este inerent una imprevizibilă, iar managerii de proiect trebuie să aibă atât agilitatea, cât și disciplina necesare pentru a se adapta continuu la schimbările unui proiect dat.

Cum poți reduce și gestiona riscul și mai eficient?

Deși este imposibil să elimini complet riscul, există o serie de pași pe care orice manager de proiect îi poate lua pentru a gestiona eficient proiectele, reducând în același timp cantitatea de risc.
Iată 5 dintre cei mai importanți:

1. Creează un plan de gestionare a riscurilor

Oricine are experiență în managementul de proiect știe cât de esențial este un plan de proiect puternic pentru succesul demersului. Există multe planuri auxiliare care sunt adesea cuprinse în acest plan, inclusiv planul de gestionare a riscurilor.
Potrivit lui Emerson, planul tău de gestionare a riscurilor ar trebui să definească metodologia pe care o ai pentru identificarea și prioritizarea riscului, toleranța la risc, modul în care echipa ta va răspunde la risc, modul în care vei comunica riscul. Dezvoltarea unui astfel de plan necesită timp și efort, dar investiția în faza de planificare răsplătește adesea prin crearea unei foi de parcurs care te va ghida echipa pe tot parcursul fazei de execuție a proiectului tău.

2. Menține-ți actualizat registrul de risc

Registrul tău de risc, care poate fi combinat cu planul de gestionare a riscurilor sau cu un document separat, reprezintă o listă a tuturor evenimentelor de risc posibile care pot avea impact asupra proiectului tău. Deținerea unui asemenea document te va ajuta să rămâi la curent cu potențialele probleme, însă este important să îl menții actualizat, astfel încât să ai întotdeauna un instantaneu precis la care să faci referire.
Folosește registrul de risc pentru a urmări ce evenimente de risc au avut loc, cum a reacționat echipa ta și ce noi riscuri au apărut pe care nu ai putut să le detectezi inițial. Păstrând acest document la zi și asigurându-te că este integrativ cu alte rezultate ale planificării, atât tu, cât și membrii echipei tale, precum și alte părți cheie din cadrul proiectului vor avea întotdeauna o imagine clară a stării proiectului.

3. Înțelege evenimentul de risc

Una din greșelile obișnuite în gestionarea riscurilor este tendința oamenilor de a se gândi la risc în funcție de posibilele rezultate, mai degrabă decât în funcție de evenimentul de risc în sine. Spre exemplu, oamenii identifică uneori „lipsa termenului” ca un risc pentru proiectul lor. Deși lipsa termenului este cu siguranță o amenințare pentru proiect, acesta nu este de fapt riscul, ci mai degrabă impactul. În schimb, ia în considerare riscul în următorul format: Din cauza lui X, poate apărea Y, provocând un impact Z. Acest lucru te va ajuta să înțelegi originea riscului, evenimentul de risc și cum ar trebui să îl abordezi.

4. Fii proactiv în loc de reactiv

Managerii de proiect pot face uneori greșeala de a adopta o abordare reactivă a gestionării riscurilor, mai degrabă decât o abordare proactivă. Întotdeauna, va fi necesar să ai agilitatea de a reacționa atunci când apare un eveniment neplanificat, dar este, de asemenea, important și să faci un pas înapoi și să îți vizualizați proiectul printr-un obiectiv proactiv. Investind timp în primele etape ale procesului de gestionare a riscurilor și analizând pe deplin fiecare risc, te vei putea pregăti să iei acele măsuri preventive necesare care reduc probabilitatea apariției evenimentului de risc, mai degrabă decât să încerci să răspunzi odată ce el s-a întâmplat deja.

5. Dezvoltă-ți abilitățile de management de proiect

Mai presus de toate, gestionarea eficientă a proiectelor și a riscurilor acestora necesită o bază solidă a abilităților de gestionare a proiectelor. În afară de a practica, de a rămâne la curent cu tendințele industriei și de a participa la conferințe și ateliere, una dintre cele mai bune modalități de a perfecționa aceste abilități este de a obține un certificat sau o diplomă absolventă în management de proiect. Cei care se confruntă cu oportunitatea de a supraveghea un proiect, dar care nu au pregătire formală, vor beneficia în mod substanțial de educația în managementul proiectului. Cu toate acestea, cei care lucrează deja în domeniu pot beneficia și de perfecționarea abilităților, competențelor și expertizei lor.
Îți recomandăm să urmărești soluțiile de training, programa pusă la dispoziție de CODECS în cadrul programului său certificat de Project Management, precum și alte cursuri și programe care îți permit dezvoltarea ta ca manager de proiect.
Accesează întregul Calendar de cursuri și evenimente CODECS. Pentru informații și detalii despre înscrierea la un curs, un consultant îți stă la dispoziție la unul din numerele de telefon: 021.252.51.82 sau prin email la adresa: training@codecs.ro.
Echipa CODECS