Bugetele – de la planificare la control operațional

Un buget este o cuantificare pe termen scurt a planurilor pe termen lung. El traduce misiunea, viziunea și obiectivele organizației în cifre concrete: resurse necesare, activități, costuri, rezultate așteptate.

Procesul bugetar se suprapune peste întregul ciclu de control managerial:

1. Stabilirea obiectivelor
2. Planificarea și implementarea activităților
3. Monitorizarea progresului
4. Analiza rezultatelor
5. Adoptarea măsurilor corective

Astfel, un buget nu este un formular static, ci un mecanism de învățare continuă.

Cele cinci funcții esențiale ale bugetelor

1. Planificare și stabilire de obiective

Managerii anticipează viitorul, alocă resurse și definesc ținte operaționale măsurabile.

2. Control și monitorizare

Se compară rezultatele planificate cu cele realizate, identificându-se abateri și soluții.

3. Comunicare

Un buget bun explică întregii organizații ce se urmărește, cu ce resurse și în ce ritm.

4. Coordonare

Activitățile departamentelor sunt sincronizate, evitându-se blocaje și risipa de resurse.

5. Motivare

Dacă bugetele sunt echitabile și realiste, ele stimulează performanța individuală și colectivă.

Când bugetele devin o problemă? Critici și realități românești

În ultimii ani, multe organizații din România au avut dificultăți în utilizarea bugetelor. Printre cele mai comune situații întâlnite în practica managerială se află:

• Bugete percepute ca fiind incorecte — de exemplu, organizațiile unde bugetele sunt „impuse” de managementul superior fără consultarea echipelor.
• Bugete nerealiste în contextul inflației accelerate — între 2021–2023, multe companii au descoperit că bugetele fixe nu mai puteau ține pasul cu fluctuațiile de costuri.
• Bugete prea rigide, care nu permit reacții rapide la schimbările pieței.
• Bugete prea complexe, care generează confuzie și demotivare.

Aceste provocări au dus la creșterea interesului pentru conceptul „Beyond Budgeting”, promovat de Hope și Fraser, o abordare ce presupune renunțarea la bugetele fixe în favoarea unor indicatori dinamici de performanță, inclusiv non-financiari.

În cursurile CODECS, aceste tendințe sunt analizate în detaliu pentru a ajuta managerii să identifice soluțiile potrivite pentru organizațiile lor.

Procesul bugetar – o construcție în cascadă

Cunoscut și sub numele de „piramida obiectivelor”, procesul bugetar pornește de la:

• viziunea organizației
• misiunea acesteia
• obiectivele strategice
• obiectivele pe termen scurt

Bugetele concrete sunt apoi elaborate în funcție de resursele disponibile, de factorii de risc și de contextul intern și extern.

În practica românească recentă, companiile din retail, energie și IT au început să introducă bugete rulante, actualizate trimestrial, pentru a evita rigiditatea unui orizont fix de 12 luni.

Factorii restrictivi și impactul lor

Bugetele nu pot fi construite în vid. Ele trebuie adaptate la realitățile din piață, uneori restrictive:

• dependența de un număr redus de clienți (frecvent în industria manufacturieră din România)
• limitarea donatorilor (în sectorul ONG)
• restricțiile bugetare impuse de stat (în instituțiile publice)
• lipsa de resurse materiale sau umane
• nivelul cererii pentru anumite categorii de preț

În ultimii ani, în construcții și logistică, lipsa forței de muncă a devenit un factor bugetar critic, influențând planificarea anuală.

Tipurile de bugete și rolul lor în performanța organizațională

Bugetul de vânzări

Fundamentul planului financiar, corelat cu strategia de marketing. Include previziuni ale veniturilor și cheltuieli de vânzări. În FMCG, de exemplu, companiile ajusteză frecvent bugetele de vânzări în funcție de sezonalitate.

Bugetul de producție

Se stabilește pe baza bugetului de vânzări și include buget de personal, buget de achiziții și buget administrativ.

Bugetul investițiilor de capital

Folosit pentru achiziții de echipamente, modernizări, digitalizare. În industria auto din România, astfel de bugete au crescut semnificativ datorită investițiilor în automatizare.

Bugete pentru costuri discreționare

Reclamă, training, cercetare. Aceste bugete au fost primele tăiate în perioada pandemiei, dar au revenit în atenție în anii următori.

Bugetul principal: imaginea de ansamblu a organizației

Bugetul principal este consolidarea tuturor bugetelor individuale și include:

1. Bugetul de numerar (cash flow) – arată intrările și ieșirile de numerar; esențial pentru IMM-uri, unde lichiditatea este vitală.
2. Previziunea contului de profit și pierdere – indică profitabilitatea estimată.
3. Previziunea de bilanț – estimează situația financiară finală a companiei.

În companiile românești de distribuție, cash flow-ul a devenit în ultimii ani indicatorul central, mai important chiar decât profitul, din cauza presiunilor pe lichidități.

Cine sunt responsabilii bugetari?

Persoanele care coordonează întocmirea bugetelor sunt adesea denumite ofițeri bugetari. În organizațiile moderne, acest rol este asumat de managerii financiari, controlleri, managerii de operațiuni și managerii de proiect.

CODECS pregătește acești profesioniști prin programe de formare în managementul financiar, control managerial și project management.

Tendințe moderne: scurtarea perioadelor bugetare

Tot mai multe companii românești reduc perioada de planificare la trimestre, nu la un an, pentru:

• flexibilitate
• reacții rapide la schimbările pieței
• recalibrare constantă a obiectivelor

Acesta este un trend pe care managerii trebuie să îl înțeleagă și să îl aplice eficient.